So sánh nội dung 2 file Word xem chỗ giống và khác nhau

12
So sánh nội dung 2 file Word
So sánh nội dung 2 file Word

So sánh nội dung 2 file Word với nhau là một tính năng ít được biết đến của Microsoft Word nhưng lại thực sự tiện dụng cho tất cả mọi người, nhất là với những người làm việc với nhiều tài liệu.

Có thể bạn quan tâm:

Thỉnh thoảng bạn vô tình lưu tài liệu dưới nhiều tên gọi và biến thể khác nhau, lúc quay trở lại để mở tài liệu cũ bạn lại tìm thấy một số phiên bản của nó trong khi bạn chỉ cần một tài liệu đầy đủ nhất thể so sánh chúng để có được một tài liệu duy nhất. Hoặc đôi khi nhiều người cùng chỉnh sửa trên một tài liệu và muốn tổng hợp lại thành một tài liệu hoàn chỉnh nhất. Đó chính là lúc tính năng So sánh nội dung 2 file Word

Cách So sánh nội dung 2 file Word

Bước 1: Nhấn vào thẻ Review trên thanh Ribbon chính, sau đó nhấn vào biểu tượng Compare:

Word 2010 1

Bạn sẽ nhận được một menu xổ xuống như sau:

Word 2010 2

Bước 2: Chọn Compare… một cửa sổ sẽ bung ra:

Word 2010 3

Bước 3: Bấm vào mũi tên ở phần Original document để chọn tài liệu gốc, làm tương tự cho tài liệu sửa đổi ở phần Revised document.

Khi chọn xong tên của hai tài liệu sẽ hiện ra trong hộp. Nút mũi tên hai chiều dùng để đổi vai trò của tài liệu gốc và tài liệu sửa đổi. Bạn có thể tick hoặc bỏ tick để thiết lập các tuỳ chọn so sánh nhưng tốt hơn nên để mặc định. Nhấn OK để được kết quả:

Word 2010 4

Bước 4: Kết quả so sánh nội dung 2 file Word được trình bày trong toàn màn hình Word ở 4 cửa sổ nhỏ.

Ta sẽ tìm hiểu chức năng của từng cửa sổ. Bên trái là cửa sổ Summary tóm tắt những thay đổi giữa hai tài liệu. Tiếp theo, cửa sổ ở chính giữa màn hình hiển thị tài liệu chứa cả những thông tin gốc lẫn chỉnh sửa. Cuối cùng, bên phải là 2 cửa sổ hiển thị bản sao của tài liệu gốc và tài liệu đã sửa đổi.

Bạn có thể nhìn rõ hơn các cửa sổ ở giữa và bên phải:

Word 2010 5Trong đây bạn có thể thấy những chữ màu đỏ là những sửa đổi mới, trong khi những chữ gạch ngang biểu thị cho cho việc đã bị sửa chữa.

Ngoài ra, bạn cũng cần lưu ý đến tính năng Tracking trong thẻ Review đã được bật lên khi bạn sử dụng chế độ Compare:

So sánh nội dung 2 file Word
So sánh nội dung 2 file Word

Điều này có nghĩa rằng bạn có thể sử dụng tùy chọn này khi so sánh tài liệu. Ví dụ, nếu bạn nhấn chuột vào Track Changes, rồi Change Tracking Options, bạn sẽ có được cửa sổ pop-up sau:

So sánh nội dung 2 file Word
So sánh nội dung 2 file Word

Mục đích của các tùy chọn này là cho phép bạn định nghĩa thuộc tính của những thay đổi được Word ghi nhận lại khi so sánh hai tài liệu.

Bạn cũng có thể điều chỉnh cách Word hiển thị những thay đổi trong tài liệu, ví dụ bạn muốn chúng được hiển thị dưới dạng “bong bóng“, nhấn Show Markup, trỏ đến Balloons và sau đó là Show Revisions in Balloons:

So sánh nội dung 2 file Word
So sánh nội dung 2 file Word

Đây là kết quả có được:

So sánh nội dung 2 file Word
So sánh nội dung 2 file Word

Ngoài ra, dưới mục Change:

So sánh nội dung 2 file Word
So sánh nội dung 2 file Word

Bạn có thể click vào nút Previous hoặc Next để di chuyển qua lại những thay đổi trong tài liệu sau đó nhấn Accept để chấp nhận hoặc Reject để từ chối thay đổi ở mỗi bước mỗi khi di chuyển. Khi đã chỉnh sửa ưng ý, bạn chỉ cần lưu tài liệu theo cách thông thường để xuất ra sản phẩm hoàn chỉnh nhất.

Xem thêm:

    1. Hướng dẫn cách tạo mục lục động trong word các phiên bản office
    2. In nhanh giá rẻ

Chúc bạn thành công.

- Tài trợ -